利用Google Desktop進行組織記憶與進階檢索

利用Google Desktop進行組織記憶與進階檢索

周延鵬律師新書第151與152頁討論「搜尋引擎」與「組織記憶」在智慧財產資訊網絡化問題的重要性,該書表示[1]:

目前所有的搜尋引擎都無法做到在本身系統中組織、分門別類、及記憶。理想的情況是,按照功能別搜尋時,應該根據每一個人前一秒鐘所做的搜尋為基礎,將新找進來的資料重組,當第二個人需要使用這個資訊時,可透過企業內部網路(intranet)而不是網際網路(internet);只要當需要的資料是最新的、內部資料倉儲中沒有的,才去網際網路抓。

上面描述提供兩個重要觀點,其一為對於組織內部資料倉儲(data warehouse)的基本要求,與該資料倉儲如何與外部網際網路(internet)資料互動;其二為對於搜尋引擎的需求,希望組織內部進行資料檢索(data mining)時,可以在前一人前一秒鐘的成果之上進一步操作,亦即站在前一人的肩膀上前進。

在文【企業競爭情報監控體系(四)Google監控系統的建立】我們曾經介紹如何以Google Desktop建立個人情報監控系統,包括定義資料來源、如何進行情報收集、如何建立知識管理系統與如何利用Desktop Search來檢索相關資料等。本文持續介紹Google Desktop新功能,並論述部分上述周律師所題功能已經在Google Desktop功能內。換句話說,Desktop Search已經是具有組織記憶[2]功能的小型搜尋系統,並且也是免費的,因此值得進一步探討其使用限制。

Google Desktop新功能

表一 Google Desktop檢索語法

說明

語法

範例

AND

空白或+

Star Wars Episode +I

OR

OR

vacation londonORparis

NOT

bass -music

完整字串

“ ”

"patent map"

特定網址

site:

help site:www.google.com

特定檔案

filetype:

tax filetype:xls

特定電腦目錄

under:

basketball under:"C:Documents and SettingsusernameMy Documents"

特定其他電腦

machine:

reports machine:WORK-COMPUTER

圖一 Google Desktop檢索之結果

Google Desktop檢索語法如表一所示,其中布林運算元與其他Google、完整字串、特定檔案與特定網址與一般網頁搜尋一致,較特殊者為”under”與”machine”,說明如下:

  • Under:under可以讓使用者直接檢索特定檔案目錄內的資料。
  • Machine:machine可以讓使用者可以檢索其他電腦檔案內的資料(前提是該電腦有進行分享設定)。

其他關於Google Desktop的功能與使用,建議讀者再次瀏覽【企業競爭情報監控體系(四)Google監控系統的建立】一文,並且實際進行自己情報收集體系建立。相信經過一些演練,必然可以找到屬於自己的監控與搜尋系統。

 

為何我們說Google Desktop是具有組織記憶功能呢?圖一是我以”patent”為關鍵字搜尋Google Desktop在我個人電腦上所建立的索引(index)資料,由結果可以發現包括350個郵件(emails)、1250個檔案(files)與312 網頁暫存歷史(web history)與0個談話紀錄(chats)等,而網頁暫存歷史即是我個人電腦上所暫存的網頁瀏覽結果與歷史備份。

我們回到周律師的先前文字論述。以我本人的檢索工作為例,若是我檢索的標的是我自己的Google Desktop所建立的索引,那麼其實”我”就是站在過先前的檢索基礎上,繼續”我”進一步的檢索。公司與專案均是由個人組成,因此組合公司與專案所有人員即是組合公司的先前索引資料,也就是站在公司所有人的基礎上進行檢索工作。對於使用整個企業暫存資料或許需要企業的IT部門協助才能執行,但是如果僅是一個三五人組成的小專案,上述Google Desktop中”machine”功能即可在Google所設定的架構下,跨電腦的使用其他電腦上的歷史資料,亦即專案管理或是專案知識管理將可在非常低成本的架構下進行。(1252字)

資料來源:

  • 虎與狐的智慧力-智慧資源規劃九把金鑰, 周延鵬, 天下文化出版社, 2006年3月.
  • http://en.wikipedia.org/wiki/Corporate_memory
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